Planea tu primer viaje

Cuando tu jefe te pregunte: ¿Qué tal el fin de semana en Houston?, o en Las Vegas, o en Acapulco, o en Roma, o en donde sea. Contéstale, ¡me fue increíble!, que no te de pena, no tengas un solo sentimiento de culpa o preocupación, el también lo hizo alguna vez, te lo puedo asegurar.

Para planear ese viaje, debes de tomar en cuenta varias cosas, aquí una lista de temas importantes.

Tener claro la duración de tu viaje de negocios. Regla # 1 del Turismo Corporativo: No interferir en el viaje de negocios. Ten claro el día y hora que inician y terminan tus actividades.

Revisar a detalle la política de viajes de tu empresa respecto a viáticos. 

1. Cuanto dinero tienes para alimentos al día. (Un promedio común suele ser 80 USD al día, pero a veces depende de la ciudad).
2. Cuanto dinero tienes por noche de hotel. (Las empresas suelen tener convenios)
3. Qué tipo de tarifa de vuelo puedes usar. (Depende del tipo de empleado que seas, pero la mayoría de las empresas pagan tarifas de turista).
4. Qué otros tipos de gastos puedes reembolsar, por ejemplo traslados, lavandería, llamadas telefónicas, acceso a internet, etc. Eso suele llamarse “incidentales" 

Súper importante, saber que modalidad de reembolso se maneja en tu empresa, aquí los que yo he usado. 

1. Reembolso completo, tu pagas todo y posterior al viaje te reembolsan de acuerdo a la política de viaje, podrías pagar alguna diferencia, por ejemplo, si te pasas de los 80 USD al día de alimentos.
2. Usar a tarjeta corporativa de la empresa para pagar los gastos, y posterior al viaje reportas los gastos, y de acuerdo a la política podría tocarte pagar alguna diferencia.
3. El famoso “per diem”. Suele ser el mas fácil de administrar por las empresas, consiste en darte una cantidad fija por día para cubrir tus gastos, y no tienes que reportar, si te alcanza bien, si te falta, tu pones la diferencia. En estos casos, suele ser de 120 USD en promedio por día, pero cubre alimentos y los gastos incidentales. Estos normalmente se usan cuando los viajes son al extranjero.
4. Los gastos que no va a cubrir tu empresa: 1) Noches de hotel y viáticos de los días extra, 2) Gastos personales, como pueden ser, compras, souvenirs, gastos adicionales a tu política de viáticos, etc.Traslados fuera de los días extra, aunque ahí depende de cómo te organices, ya lo iremos platicando.

Una vez que tienes claros estos puntos, empieza lo importante.

¡¡¡¡¿Cómo planeo mi viaje de placer?!!!!

Vamos a ir contestando las preguntas más comunes.

1. ¿Me voy antes o después del viaje de negocios?. Depende de cuando sean tus compromisos en el viaje de negocios, por ejemplo, si es un viaje a un curso o un evento fuera del país que dura una semana, los organizadores suelen iniciar los cursos los Martes, para que las personas viajen los Lunes y terminar al medio día del viernes, para que viajen de regreso ese mismo día. Si es así, puedes irte el fin de semana antes, y porque no, quedarte el fin de semana después :) Si es un viaje de juntas, o visitas a clientes, puedes posiblemente irte un día antes, o regresarte un día después. ¿Qué tal agendar las reuniones el jueves y viernes y quedarte el fin de semana?, si tienes suerte lo podrías hacer.
2. ¿El vuelo que onda? Yo nunca he preguntado, pero siempre he avisado que viajare antes, o regresaré después. Lo que necesitas hacer, es cotizar el vuelo como si fueras exclusivamente al viaje de negocios, y después de los días antes y/o después, verás que los precios son similares, entonces no hay problema. Lo que debes hacer es comprar el vuelo lo antes posible, en cuanto tengas el viaje confirmado. Mientras más tarde compres el vuelo, tu empresa tendrá que pagar mas por el vuelo. En otra entrega hablaré de mi experiencia consiguiendo vuelos baratos.
3. ¿Y el hotel? Mi recomendación después de tantos años haciendo esto es quedarte en el mismo hotel que va a pagar tu empresa. Si tienes la flexibilidad de escoger (algunas empresas tienen sus propias agencias de viajes, o el hotel esta incluido en los eventos), puedes hacer dos reservaciones al mismo tiempo, y créemelo, si hablas directamente al hotel sueles obtener mejores tarifas, y si les dices que te vas a quedar antes o después y pagarás por tu cuenta, te van a ofrecer un descuento. Lo he logrado 100% de las veces. Actualmente hay muchas agencias de viajes que tienen descuentos increíbles, como Expedia, Despegar, American Express, Hoteles, etc. Pero combinar reservaciones, a veces es complicado, pero sí se puede.
4. ¿Cómo me traslado? Uffff, ahí sí depende totalmente de la ciudad. Este punto lo vamos a tratar en otra entrada de este blog.

Finalmente. ¿Qué voy a hacer los días extra? Amigo viajero, esto también es todo un tema, y te iré dando mis puntos de vista mas adelante, pero lo mas importante es, ¡¡¡¡hacer siempre lo que más te agrade!! a veces incluso quedarse a descansar en el mismo hotel, puede ser súper re confortable.